24Ene2019

Alineamiento, trabajo en equipo, productividad… estas son algunas de las premisas del Scrum, un sistema que asegura la gestión ágil de un proyecto y que ayuda a la comunicación entre equipos multidisciplinares, rompiendo con los sistemas de gestión por silos o en cascada. Te explicamos en qué consiste y cómo puedes implementarlo en tu empresa.

Scrum es un tipo de metodología que inicialmente se utilizaba para gestionar el desarrollo de software pero que, actualmente, puede aplicarse a cualquier tipo de proyecto en el que intervengan actores de distintos equipos para trabajar conjuntamente.

Este tipo de metodología para la gestión de proyectos, considerada metodología ágil, se basa en hacer entregas parciales y regulares del producto final, de forma que el cliente puede empezar a utilizar las características con mayor valor añadido para el proyecto antes de que esté completamente terminado. Los requisitos para que funcione son: compromiso, escucha, productividad y estar abiertos a la creatividad. 

Scrum, ¿en qué consiste?

Cuando un proyecto se ejecuta en Scrum, se definen determinados ciclos temporales cortos y de duración fija llamadas iteraciones o sprints. Normalmente son de dos semanas aunque puede ampliarse a 3 o 4 si el producto/servicio lo requiere. Algunas empresas maduras en este tipo de metodologías podrían reducir los sprints a días e incluso horas.

El proceso parte de la lista de necesidades que actúa como plan de proyecto (Product Backlog). En esta lista interviene el cliente, también llamado Product Owner, que es quien priorizará los objetivos en función del valor/coste. La persona que coordinará los procesos de trabajo se denomina Scrum Master, y es quien se asegurará de que el proceso funciona y las entregas se cumplen. Del mismo modo, el Scrum Master asegura el entendimiento y buen ambiente entre los equipos, estableciendo los espacios adecuados para resolver cualquier barrera o frustración que pueda surgir.

Fases del proceso Scrum

1) Planificación. Es la primera fase y se divide en dos partes: selección de requisitos (2 horas) y planificación (2 horas). En esta primera reunión el cliente debe presentar qué es lo que quiere y el equipo que lo ejecutará hará las preguntas que le surjan y selecciona los requisitos prioritarios a completar en cada iteración. Aquí crearemos el Product Backlog, un documento o archivo que reunirá las características del proyecto a acometer y sus funcionalidades. El único que puede modificar este documento es el Product Owner.

2) Ejecución y desarrollo. La segunda etapa pasa por la definición del Sprint Backlog, el documento que recoge las tareas a realizar y quién las desempeña. El Sprint es el periodo en el que se realizan todas las acciones establecidas en el Sprint Backlog y supone entregas parciales (cada dos semanas, por ejemplo) para ir testeando las características del producto final. El proceso de sprint se repite hasta completar el producto final (por ejemplo: 10 sprints de 2 semanas cada uno). 

Para asegurarnos que cumplimos tiempos y tareas, cada equipo realiza una reunión diaria de 15 minutos para responder a tres preguntas: 

• Qué he hecho desde la última reunión para llegar al objetivo

• Qué voy a hacer ahora

• Qué impedimentos he tenido

El Scrum Master se asegurará en estas reuniones de que el equipo no tiene problemas para abordar sus funciones y tareas.

3) Revisión del sprint. El último día de cada iteración se revisan requisitos completados con el cliente (Product Owner) y se realizan cambios para replanificar los objetivos del siguiente sprint. En esta fase también tiene lugar la sesión retrospectiva, donde analizamos los obstáculos a la hora de trabajar y el Scrum Master se encargará de escalarlos o eliminarlos.

Una vez ejecutados los sprints reflejados en el Product Backlog se entregará el prototipo de producto completo para su validación con el Product Owner.

Este tipo de metodología se utiliza para solucionar situaciones en las que el cliente no está recibiendo lo que necesita de la empresa, donde las entregas se alargan y, por tanto, los costes se disparan. Un sistema de entregas parciales y controladas en tiempo mejorará la percepción que tiene el cliente de nosotros. El gran potencial de esta forma de trabajo radica en una toma de decisiones y resolución de problemas compartida, en lugar de las clásicas negociaciones o debates donde todos (y nadie) tiene la razón.

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